Prise de rendez-vous et rappels
Clinique
Clinique des Tilleuls
Les patients prennent rendez-vous en ligne, à toute heure, et reçoivent un rappel par SMS la veille.
- Secteur
- Clinique
- Livrable
- Prise de rendez-vous et rappels
- Écrans conçus
- 6 écrans, ordinateur et mobile
- Démonstration
- Interactive, à tester ci-dessous
Le point de départ
Une clinique de quatre praticiens dont le téléphone sonnait sans arrêt pour prendre ou déplacer des rendez-vous, avec trop d'absences non prévenues.
Les enjeux
- 1Un téléphone qui sonne toute la journée pour prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous, au détriment de l'accueil des patients présents.
- 2Trop d'absences non prévenues, et des créneaux qui restent vides alors que des patients attendent une place.
- 3Quatre praticiens, quatre agendas et des motifs de consultation aux durées différentes à faire tenir ensemble.
- 4Des données de santé à protéger, et un outil assez simple pour des patients de tous âges.
Le projet en images
Ce que nous avons conçu, écran par écran
6 écrans du projet, du site public à l'outil de gestion, sur ordinateur et sur téléphone.
La page d'accueil
Le patient trouve en un coup d'œil le bon praticien, le prochain créneau libre et les informations pratiques, sans avoir à appeler.
- Recherche par spécialité et par motif
- Prochain créneau libre mis en avant
- Horaires, adresse, bus et parking
La prise de rendez-vous
Praticien, motif, créneau : la semaine entière est visible, et la durée du rendez-vous suit le motif choisi.
- Créneaux déjà pris barrés
- Récapitulatif toujours visible
- Rappel SMS activé par défaut
- Inscription à la liste d'attente
L'agenda de l'accueil
La journée des quatre praticiens côte à côte, avec l'état de confirmation de chaque patient et les réponses aux rappels de la veille.
- Une colonne par praticien
- Confirmé ou en attente, d'un coup d'œil
- Créneau libéré reproposé automatiquement
- Objectifs du mois sur les absences
Sur téléphone
Pensé d'abord pour le mobile
L'accueil sur téléphone
La majorité des rendez-vous se prennent depuis un téléphone, souvent le soir : tout part de la recherche et du prochain créneau libre.
La confirmation
Le patient sait exactement quand, où et avec qui, ce qu'il doit apporter, et peut ajouter le rendez-vous à son agenda.
Le rappel par SMS
La veille à 18:00, un SMS rappelle le rendez-vous : le patient répond OUI pour confirmer ou DEPLACER pour recevoir un lien.
Fonctionnalités
Les fonctionnalités clés
Rendez-vous en ligne
Par praticien et par motif, à toute heure, avec des durées de consultation propres à chaque type de rendez-vous.
Rappels SMS la veille
Envoyés automatiquement, avec une réponse en un mot : OUI pour confirmer, DEPLACER pour changer de créneau.
Liste d'attente automatique
Dès qu'un créneau se libère, il est proposé par SMS aux patients en attente, le premier qui accepte le prend.
Agenda partagé
L'accueil et les praticiens voient la même journée, avec l'état de confirmation de chaque patient.
Déplacement en autonomie
Un lien personnel permet au patient de déplacer ou d'annuler lui-même, sans appeler l'accueil.
Suivi des absences
Absences non prévenues, confirmations et créneaux réattribués suivis mois par mois, avec des objectifs clairs.
Le parcours, étape par étape
- 1
Le patient cherche
Il choisit une spécialité ou un praticien et voit tout de suite le prochain créneau libre.
- 2
Il réserve
Il sélectionne un motif et un créneau, renseigne ses coordonnées et reçoit une confirmation par SMS.
- 3
La veille, un rappel
Un SMS part à 18:00 ; une réponse OUI confirme, DEPLACER envoie un lien pour choisir un autre créneau.
- 4
Le créneau ne reste pas vide
S'il se libère, il est reproposé automatiquement aux patients de la liste d'attente.
- 5
L'accueil suit sa journée
Confirmations, arrivées en salle d'attente et changements apparaissent en direct dans l'agenda.
Sous le capot
Nos choix techniques
Des outils éprouvés, choisis pour la rapidité, la sécurité et la facilité de mise à jour au quotidien.
Next.js et application web
Un site rapide et une prise de rendez-vous qui fonctionne sur tous les téléphones, sans application à installer.
Base de données sécurisée
Agendas, patients et rendez-vous dans une base hébergée en Europe, avec des accès réservés par rôle.
Envoi de SMS
Un service d'envoi professionnel pour les confirmations, les rappels et les réponses des patients.
Données de santé et RGPD
Hébergement adapté aux données de santé, consentement explicite, et seules les informations utiles collectées.
Accessibilité
Grands caractères, contrastes élevés et navigation au clavier, pour des patients de tous âges.
Référencement local
Pages par spécialité et par praticien, horaires et accès structurés pour les moteurs de recherche.
Les objectifs du projet
- Réduire nettement les appels à l'accueil liés aux rendez-vous.
- Faire baisser les absences non prévenues grâce au rappel de la veille.
- Réattribuer chaque créneau libéré plutôt que de le laisser vide.
- Permettre à chaque patient de réserver seul, à toute heure, en moins d'une minute.
Les projets marqués « Concept » sont des exemples de réalisations types.
Démonstration interactive
Clinique des Tilleuls : les rendez-vous en ligne
Un exemple d'application métier type : les patients réservent en ligne, reçoivent un rappel par SMS, et l'accueil retrouve du calme.
L'agenda de tous les praticiens, à jour en temps réel, avec les rendez-vous pris en ligne.
Les Tilleuls
Clinique · espace accueil
Agenda du jour
Mardi 15 octobre · 4 praticiens · 38 rendez-vous dont 26 pris en ligne
Julie Fontaine
08:30 – 09:00 · Consultation
Pierre Lemoine
09:30 – 10:00 · Suivi
Sarah Dumont
11:00 – 11:30 · Visio
Ahmed Benali
08:00 – 09:00 · Suivi
Inès Roche
10:00 – 11:00 · Consultation
Lucas Garnier
09:00 – 09:30 · Consultation
Chloé Martin
10:30 – 11:00 · Urgence
Hugo Simon
12:00 – 12:30 · Suivi
Noah Vasseur
08:30 – 09:15 · Consultation
Emma Laurent
11:00 – 11:30 · Consultation
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